10 passos para organizar o seu evento
A gestão de eventos é uma área que se encontra em franca expansão uma vez que a sua organização faz, cada vez mais, parte do nosso quotidiano e do funcionamento normal das empresas e instituições.
Se é verdade dizer que cada evento é um acontecimento único com objetivos, estratégias, públicos e tipologias diferentes, não menos verdade é afirmar, contudo, que existem 10 passos que deve ter sempre em conta quanto se propõe a planear e a organizar um evento.
Todos os eventos necessitam de uma estratégia. Porquê? Porque é nessa fase que se definem os objetivos que se pretendem alcançar. Para saber para onde quer ir, é preciso saber primeiro onde quer chegar.
Quer saber como organizar o seu evento em 10 passos? Nós ajudamos. Vamos a isso!
1 – Qual é o objetivo do evento?
É a origem de tudo.
Não existe um evento que não tenha um objetivo final. É um lançamento de um produto? Uma exposição? Um jantar de Natal? Um evento com o propósito de aumentar a notoriedade da marca? Uma junção de vários objetivos?
Deve delinear um objetivo direto e simples, de forma a evitar más interpretações. Ao definir as metas que um evento se propõe a alcançar está a traçar o caminho para as atingir.
2 – Quem é o público-alvo?
Depois de esclarecer os objetivos do evento é importante definir quem é o seu público-alvo.
É um evento destinado a crianças? A estudantes? A trabalhadores? A pessoas que partilham uma determinada paixão? A uma empresa em específico?
Quanto mais cedo definir o público a que quer chegar, mais cedo poderá começar a trabalhar na comunicação do evento bem como nos artistas/palestrantes a convidar.
3 – Onde? Quando?
Definidos os objetivos e o público-alvo do evento é altura de definir o local e a data.
O local deve adequar-se às especificidades dos objetivos previamente determinados para o evento, mas também ao teto orçamental devidamente definido.
O espaço tem boas acessibilidades? Tem bom estacionamento? O local tem equipamento próprio de áudio e vídeo? É um espaço acessível para mobilidade reduzida? É adequado ao público-alvo e ao número de visitantes previstos?
Em função das especificidades do seu evento, é importante ter em conta estas e outras questões na hora de escolher o local.
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4 – Forme a sua equipa
Depois de definir estas questões base é hora de formar a sua dream team. O conjunto de pessoas que, juntamente consigo, vão dar vida a este projeto.
A organização de um evento pressupõe uma enorme capacidade de auto-organização, centrada na eficiência pessoal dos indivíduos que compõem a equipa.
O diretor de eventos é responsável por planear e definir as várias funções afetas ao evento e, posteriormente, contratar os colaboradores certos para as desempenhar. Para isso, é necessário ter em conta as habilidades técnicas específicas de cada função e adequá-las aos membros da sua equipa.
As equipas de trabalho necessitam de:
- Objetivos comuns;
- Liderança;
- Envolvimento de todos os membros;
- Comunicação aberta;
- Confiança mútua;
5 – Dê um nome ao seu evento!
Agora que já tem os objetivos do evento traçados, um público-alvo definido e uma equipa formada, é hora de personalizar o seu evento.
Qual é o nome do evento? Há alguma temática associada? Há logotipo?
Todas estas questões relativas à identidade do evento devem ser discutidas em equipa, incentivando a participação de todos os membros.
6 – Determine um orçamento
Sem dinheiro, não há evento.
Para organizar um evento, é fundamental ter em consideração todas as despesas inerentes ao projeto em si e, simultaneamente, elencar as fontes de recursos disponíveis para a captação de verbas necessárias para a execução do plano.
Entre as principais despesas de um evento deve ter em consideração:
- O espaço;
- Equipamentos de áudio e vídeo;
- Publicidade;
- Entretenimento (artistas/palestrantes);
- Serviços (apoio logístico, bilhética, segurança, catering, etc).
7 – Encontre parceiros e patrocinadores
Para aumentar o orçamento do seu evento, o passo seguinte é encontrar patrocinadores e parceiros.
Para além de ajudar a reduzir custos, o envolvimento de empresas maiores dá mais estabilidade e credibilidade à organização de um evento, ao mesmo tempo que abre importantes portas de comunicação e publicidade.
Quanto maior for o número de patrocinadores de um evento, menor será o risco financeiro para a empresa organizadora.
8 – Dê-se a conhecer!
Um evento só existe quando se dá a conhecer.
É a partir deste passo que o evento ganha vida no imaginário coletivo do público e se torna alvo de interesse.
Existem várias formas de comunicar um evento e cada uma atrai um tipo público diferente.
Enquanto estar presente nas redes sociais permite uma comunicação mais informal e próxima, o que atrai um público mais jovem, estar presente nos media tradicionais (jornais, televisão, rádio) ou na via pública (através de mupis ou cartazes) favorece uma comunicação mais abrangente, o que é aconselhável quando se pretende chegar às grandes massas.
9 – Prepare o briefing do evento
Um plano para ser bem-sucedido tem que ser bem delineado.
O briefing é, por isso, uma das etapas fundamentais no processo de organização de um evento. Este documento é utilizado como “guião” que fornece, a todos os membros da equipa, as pistas para atingir, nos devidos prazos, os objetivos propostos.
É neste passo que são estabelecidas as expectativas reais do projeto e toda a equipa se orienta pelo mesmo fio condutor.
10 – E depois do evento?
É hora de reunir!
Nada melhor que uma autoavaliação para saber o que melhorar numa próxima edição.
Para isso é tão importante proceder a uma análise quantitativa dos resultados (quantidade de visitantes reais vs quantidade expectável; orçamento inicial vs orçamento real; engagement nas redes sociais, etc) como uma análise qualitativa (opiniões e sugestões de melhoria dos visitantes e dos membros da organização sobre o evento).
A chave do sucesso do próximo evento reside na reflexão de balanço que é feita do evento presente.
