Como coordenar equipas em eventos
Coordenar equipas em eventos é uma tarefa desafiante que requer um conjunto de habilidades eficazes de liderança, organização e comunicação.
Independentemente do tamanho do evento, a coordenação eficiente das equipas é essencial para garantir o sucesso e a satisfação de todos os envolvidos. Assim, o papel das agências de comunicação e do coordenador das equipas é fundamental neste processo, já que é a ele quem compete a missão de delegar tarefas, estabelecer metas tão claras como objetivas e supervisionar o progresso geral da equipa e do evento.
Mas como é que se coordenam equipas em eventos? Ainda bem que pergunta, é a essa questão que vamos responder ao longo deste artigo!
Planear e atribuir funções
A organização de um evento pressupõe uma enorme capacidade de auto-organização, centrada na eficiência pessoal dos indivíduos que compõem a(s) equipa(s).
É da soma dos esforços do grupo no seu todo que se atingem os objetivos coletivos. É importante, por isso, atribuir responsabilidades e autoridade às equipas. Este facto prende-se com a necessidade de se tomarem decisões assertivas (por vezes num curto espaço de tempo), no âmbito da sua missão.
Uma equipa bem coordenada é aquela em que cada membro compreende as suas funções e responsabilidades, ao mesmo tempo que trabalha de forma colaborativa para atingir os objetivos previamente definidos.
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Estabelecer metas e prazos
Delinear um plano estratégico é também definir metas e prazos realistas para cada etapa do evento.
Metas claras ajudam a direcionar os esforços da equipa e priorizar tarefas. Esta organização proporciona um sentido de propósito e orientação aos membros da equipa, ao mesmo tempo que os mantem alinhados e focados na realização de um objetivo comum.
Definir prazos cria um sentimento de responsabilidade, ao mesmo tempo que incentiva a produtividade e promove um trabalho gradual e atempado. Assim, estabelecer metas e prazos é uma prática fundamental para maximizar a eficiência e a eficácia de uma equipa de trabalho pré, durante e pós os eventos, permitindo que todos trabalhem de forma estruturada e cooperativa para alcançar os mesmos objetivos.
Comunicar de forma clara e objetiva
Dentro de uma equipa de trabalho geralmente surgem várias ideias. É importante saber comunica-las e ouvi-las no ambiente do grupo. As chamadas sessões de brainstorming permitem a cada membro da equipa opinar sobre o seu ponto de vista da ideia apresentada. Esta técnica torna-se eficaz pela constante troca de informação que poderá auxiliar na definição da melhor estratégia para um projeto.
Uma comunicação clara e objetiva auxilia os membros da equipa a evitar confusões relacionadas com tarefas individuais, prazos de cumprimento de tarefas, em que reuniões diárias ou semanais são essenciais para transmitir o evoluir do projeto bem como analisar eventuais desvios que possam ser rapidamente corrigidos, evitando danos.
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Motivar as equipas de trabalho
Ser um bom profissional passa por inúmeros desafios: ter bons conhecimentos, destreza, formação constante e atualizada, bons relacionamentos com os colegas de trabalho e, acima de tudo, estar motivado para a sua tarefa.
A motivação leva a pessoa ao desejo de fazer bem e melhor, criar e desenvolver. A motivação organizacional é um processo cíclico, direcionado para um determinado objetivo. Por isso é indispensável que os colaboradores estejam sempre estimulados a trabalhar como uma equipa, cujo trabalho e relacionamento irá ser refletido no cumprimento dos objetivos propostos.
Tal como referido no artigo 10 passos para organizar o seu evento, “as equipas de trabalho necessitam de: objetivos comuns, liderança, envolvimento de todos os membros, comunicação aberta e confiança mútua”.
Dar feedback
Por fim, é importante que um líder de uma equipa de trabalho entenda a importância de fornecer feedback construtivo e fundamentado. Ao fazê-lo de forma regular, o líder não só reconhece o trabalho desenvolvido pela equipa como, simultaneamente, lhes transmite informações que podem ser entendidas como oportunidades de aprendizagem e crescimento.
Esta é mais uma iniciativa que facilita o processo de comunicação e, simultaneamente, motiva o grupo de trabalho, que sente o seu trabalho reconhecido e valorizado. Um líder atento, que dá feedback de uma forma consciente e assertiva, é capaz de impulsionar a motivação dos trabalhadores e, consequentemente, o sucesso do evento.
