Qual a importância da avaliação dos eventos?
Um evento é, em si, um acontecimento complexo que requer meses de planeamento para horas de sucesso. Contudo, engane-se quem pensa que o seu planeamento acaba com o término do evento…
A avaliação dos eventos é extremamente importante uma vez que permite confrontar diretamente os objetivos iniciais com as metas alcançadas, identificando todas as falhas para posterior correção num evento futuro.
Desta forma, o sucesso de um evento pode ser monitorizada através de padrões, resultando numa avaliação baseada na observação não só do participante, como também da equipa organizadora do acontecimento.
5 vantagens da avaliação dos eventos
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Aprendizagem e melhoria contínua: Através da avaliação, é possível identificar as principais práticas e lições aprendidas, bem como as áreas que precisam ser melhoradas. Estas informações são valiosas para aperfeiçoar o planeamento, a organização e a execução de eventos futuros.
Medição do sucesso: A avaliação permite que os organizadores determinem se os objetivos do evento foram alcançados. Os indicadores de desempenho previamente estabelecidos podem ser comparados com os resultados reais, proporcionando uma visão clara do sucesso alcançado e identificando possíveis lacunas entre as expectativas e os resultados.
Informações concretas sobre o evento: Com base nos dados e informações recolhidos durante a avaliação, é possível tomar decisões mais fundamentadas para aperfeiçoar a eficiência e a eficácia de eventos futuros. Isto pode incluir ajustes no formato, conteúdo, logística, orçamento e estratégia de marketing.
Prestação de contas: A avaliação dos eventos é essencial para prestar contas aos patrocinadores, parceiros, participantes e financiadores. Esta fornece informações conclusivas dos resultados alcançados e da forma como os recursos foram utilizados, aumentando a transparência e a confiança nas atividades do evento.
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Demonstração de valor: Uma avaliação bem-feita pode igualmente destacar o valor criado pelo evento, tanto em termos económicos quanto sociais. Isto inclui a análise do impacto económico na comunidade local, o fomento ao turismo, a criação de empregos temporários, o fortalecimento da marca e a criação de oportunidades de networking.
Tipos de Avaliação
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A avaliação abrange várias classes de profissionais que convergem para o êxito do evento. Contudo, não podemos considerar somente o resultado final, mas sim passar por três tipos de análises distintas:
Avaliação do Pré-Evento: Verificação da viabilidade do evento, isto é, análise do estudo de exequibilidade, onde se definem os recursos fundamentais para o evento e se analisa a sua viabilidade;
Avaliação do Evento: Prever, prevenir e acompanhar o evento;
Avaliação do Pós-Evento: Recolha de informação, medição e confronto com a missão e os objetivos do evento.
Análise Quantitativa Vs Análise Qualitativa
Para a correta avaliação de um evento é necessário também ter em conta dois tipos de análise: a análise quantitativa e a análise qualitativa do evento.
Análise Quantitativa: Padroniza elementos que possam ser medidos através de números, tais como a quantidade de participantes no evento, elementos do staff, quantidade de vendas e Orçamento inicial Vs Orçamento real.
Análise Qualitativa: Uniformiza a opinião dos participantes do evento, não em valores numéricos, mas sim em depoimentos e informações que avaliam a qualidade do evento e dos serviços prestados pelo staff envolvido na sua organização.
Somente da junção da avaliação quantitativa com a qualitativa, resulta um diagnóstico fiel e rigoroso que permite distinguir os pontos fortes e menos fortes de um evento.
